Por Jaime Martínez Verdú, ingeniero industrial colegiado, Especialista en Robótica, Análisis por Elem. Finitos y Maquinaria.
En anteriores posts hemos estado hablando sobre lo útil que es un Ingeniero Empresarial para mejorar el funcionamiento de una empresa. De hecho, un perfil como el de Ingeniero Industrial con conocimientos de empresas es la figura idónea para diseñar e implementar mejoras en una empresa.
Ahora bien, esto no es suficiente poder mejorar cualquier proceso en la empresa ya que es necesario disponer de una estrategia. Con la intención de hacer todo esto más fácil os propongo una estrategia basada en la siguiente pregunta: ¿Podemos mejorar?
Vaya pregunta más absurda, ¿no? Por supuesto que SÍ, siempre cabe lugar para una mejora, pero la única manera responder con fiabilidad a esa pregunta (y llegar a buen puerto) es reflexionar aquellos aspectos que nos permitan tener éxito en el proceso de mejora en el que nos hemos decidido a embarcar:
- ¿Dónde podemos mejorar?
- ¿Qué podemos mejorar?
- ¿Cómo podemos mejorar?
- ¿Quién está involucrado en la mejora?
- ¿Cuánto podemos mejorar?
- ¿Cuánto tiempo necesitamos para evaluar la mejora?
¿Dónde podemos mejorar?
Es importante primero identificar los posibles aspectos de la empresa en los que podemos llevar a cabo acciones: recursos humanos, compras, logística, inventario, producción, I+D+i, distribución, ventas, contabilidad, facturación, finanzas, administración,…
Para elegir por dónde empezamos podemos aplicar el Principio de Pareto (también conocida como Regla del 80-20) desde diferentes perspectivas:
- Fijarse en aquellos departamentos donde más gente esté involucrada.
- Analizar áreas caracterizadas porque la mayoría del personal realizan tareas muy similares.
- Prestar atención en departamentos que generen/consuman gran cantidad de recursos en relación al total de la empresa.
En definitiva, centrar nuestros esfuerzos empleando este tipo de filosofía permitirá que nuestra mejora tenga un mayor impacto en el funcionamiento de la empresa.
¿Qué podemos mejorar?
Una vez seleccionada el área objetivo debemos reflexionar sobre qué aspectos de la misma pueden mejorar. Para ello debemos ejercer de observadores, documentarnos un poco y analizar las tareas y funciones que se desarrollan:
- Tipo,
- Diversidad,
- Recursos consumidos,
- Productos y/o servicios generados,
- Procedimientos de trabajo,
- Cuellos de botella,
- …
Importante: Es primordial comunicarse con el personal porque son ellos mismos los que nos descubrirán problemas y carencias que sufren los procedimientos actuales.
¿Cómo podemos mejorar?
Es en este punto en el que nos disponemos a diseñar la mejora. Si en la etapa anterior ha sido cuando se ha descubierto la carencia, ahora es el momento de proponer una solución para que esa problemática quede cubierta.
Aquí no he venido a contar verdades a medias, ésta puede resultar la parte más difícil de todo el proceso de implementar una mejora. Uno tiene que exprimir al máximo su creatividad para ser resolutivo y dar con la clave.
En mi caso, me ha funcionado muy bien aplicar el sentido común o también todo lo contrario: Pensamiento lateral. En ocasiones los ingenieros estamos muy estigmatizados por tener una mente muy cuadriculada… pero nada más lejos de la realidad!! Nuestra formación nos ha dado actitudes para Pensar fuera de la caja y resolver problemas aplicando la creatividad.
¿Quién está involucrado en la mejora?
Una vez diseñada la mejora hay que establecer qué personas van a estar relacionados con la misma. Además, debemos definir tareas y funciones de cada una y un cuadro de mando para hacer seguimiento de los resultados que proporcionan la mejora. De este modo, tendremos claro los roles de cada uno y los objetivos a cumplir por cada figura involucrada.
¿Cuánto tiempo necesitamos para mejorar?
Evidentemente, todo proceso requiere de un tiempo de ejecución y de obtención de resultados. Por tanto, hay que definir un período de funcionamiento de la mejora a partir del cual la mejora comenzará a dar resultados. Generalmente hablamos de magnitudes temporales como trimestre, semestre o anualidad en función de la complejidad de la mejora que deseemos implementar.
¿Cuánto podemos mejorar?
Lo primero que nos van preguntar justo después de proponer la mejora que hemos diseñado es: ¿cuánta rentabilidad va a generar la mejora? Como nuestro objetivo es llevar a buen puerto la idea, previamente deberíamos haber cuantificado en términos económicos lo que va a aportar a la empresa. Para ello es necesario identificar aquellos parámetros en los que va a impactar la mejora, calcular los valores actuales que tienen dichos parámetros y realizar una valoración de los mismos tras un período desde la implantación de la mejora.
Como la mejor manera de ver cómo funciona una metodología es mediante un ejemplo, en mi próximo post traeré un caso práctico sobre cómo yo mismo he aplicado esta metodología en mi propia experiencia.
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